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Dokumentenmanagement-Projekt mit der grünen Nummer 1

Ende 2013 begab sich bellaflora auf die Suche nach einem geeigneten Partner, der ein entsprechendes DMS Produkt vorweisen kann, bei der Konfiguration berät und die gesamte Einführung begleitet. Die COUNT IT Group erfüllte diese Wünsche und eine erfolgreiche Partnerschaft begann.

bellaflora, das österreichische Unternehmen mit 26 Gartencentern und ca. 500 MitarbeiterInnen, bezeichnet sich mit Fug und Recht als „die grüne Nummer 1“, denn es übernimmt Verantwortung für die Umwelt und beweist einen verantwortungsvollen Umgang mit Kunden, MitarbeiterInnen und Partnern. So ist auch der Wunsch, ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzuführen, zu verstehen. Ende 2013 begab sich bellaflora auf die Suche nach einem geeigneten Partner, der ein entsprechendes Produkt vorweisen kann, bei der Konfiguration des Produkts berät und die gesamte Einführung des DMS begleitet.

Die Zentrale von bellaflora befindet sich in Leonding bei Linz (OÖ), ganz in der Nähe der COUNT IT Group, die ihren Sitz in Hagenberg hat. Die Entscheidung für den Unternehmensdienstleister mit Know-how in Finanz- und Rechnungswesen/Personalverrechnung und Informationstechnologie sowie einer Partnerschaft mit d.velop war also nicht nur räumlich gesehen naheliegend, sondern auch nachhaltig. Schließlich kann die COUNT IT Group viele langjährige Kundenbeziehungen vorweisen.

Elektronische Workflows zur Effizienzsteigerung


Anfang 2014 startete man mit Vorgesprächen und Analyseworkshops. Diese ergaben, dass bellaflora das große Papierarchiv auflösen, interne Abläufe vereinfachen und Reaktionszeiten zu verkürzen plante. Die gemeinsam formulierten Ziele: Reduktion des Papierverbrauchs und Optimierung interner Prozesse, wie z. B. den Eingangsrechnungsprozess. Der Startschuss für die Umstellung auf das Dokumentenmanagementsystem d.velop d.3ecm fiel im Februar 2014, planmäßig fertiggestellt war das Projekt im Herbst 2014. Lediglich einige Zusatzwünsche wurden auf die Phase nach Projektende verschoben.

Durch die Einführung von d.velop d.3ecm haben die MitarbeiterInnen der bellaflora Zentrale sowie aller Gartencenter nun digitalen Zugriff auf alle Dokumente. Eingangsrechnungen und Lieferscheine werden automatisch klassifiziert, verbucht und in dem neu eingerichteten elektronischen Archiv abgelegt. Bei bellaflora handelt es sich zum überwiegenden Teil um EDI-Rechnungen (elektronischer Datenaustausch), seltener um E-Mail- oder postalische Rechnungen.

Doch nicht nur mit Eingangsrechnungen, auch mit Tagesberichten wird seit der Umstellung anders umgegangen: Früher wurde das Kassajournal inklusive aller Belege, wie z. B. Gutscheine, gesammelt und in die Zentrale gesendet. Pro Filiale und Tag ein Paket, das mittels Paketdienst auf die Straße geschickt wurde. Jetzt – nachdem dafür eine eigene Transportstrecke inklusive Workflow eingerichtet wurde – erstellt das Dokumentenmanagementsystem diese Pakete automatisch, indem es sich alle relevanten Belege holt und diese zur Freigabe digital an die FilialleiterInnen übermittelt. Danach werden diese Tagesberichte in der Zentrale geprüft und im elektronischen Archiv abgelegt. Auch der Wareneingang wurde in den effizienteren Workflow miteinbezogen. Barcodescans erlauben nun ein automatisiertes Buchen von Lieferdokumenten, z. B. Packlisten und Eingangslieferscheine.

80 % des Papierverbrauchs nun digital


Ein weiterer Grund für die Einführung von d.velop d.3ecm war die Möglichkeit zur Anbindung an das bestehende ERP-System (Enterprise Resource Planning). bellaflora arbeitet mit Microsoft Dynamics AX – die COUNT IT Group hat dazu die Schnittstelle errichtet. Mit der Integration von Eingangsrechnungen, Lieferscheinen und Filialberichten hat die COUNT IT Group jene Prozesse digitalisiert, die 80% des Papierverbrauchs bei bellaflora verursachten. Kürzere Reaktionszeiten und eine qualitative Anhebung der Arbeit sind das Resultat der Implementierung dieses Dokumentenmanagementsystems. In der Phase 2 ab Jänner 2015 wurden weitere Prozesse auf Papier – darunter sowohl der interne Investitions- und Bestellprozess, als auch die Arbeit der Personalverwaltung – digitalisiert. COUNT IT und bellaflora freuen sich über die erfolgreiche gemeinsame Arbeit.

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