Dienstag, 12. Mai 2020 11:46:00

Digitale Aktenverwaltung

Die Archivierung von Dokumenten war noch nie so unkompliziert wie heute. Unleserliche oder gar verschollene Dokumente sowie das tagtägliche Einsortieren von Papieren in den richtigen Ordnern gehören mit d.3ecm der Vergangenheit an.

Die digitale Akte macht ein umfangreiches Papierarchiv voller Aktenordner überflüssig: Alle in d.3ecm archivierten Dokumente werden automatisch ausgelesen und in die richtigen digitalen Akten wie z.B. in Kundenakten, Vertragsakten oder Projektakten eingeordnet. Dieser Prozess garantiert eine deutliche Beschleunigung in der Dokumentenrecherche, sorgt für eine schnellere Auskunftsfähigkeit und spart wertvolle Ressourcen.

Das Prinzip von digitalen Akten

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Welche Akten enthält das System?

d.3ecm besticht durch seine Flexibilität und erfüllt so sämtliche Anforderungen und Bedürfnisse unterschiedlichster Branchen. Egal welche Art von Akten Ihr Unternehmen benötigt - eine Integration in das elektronische Archiv ist einfach umsetzbar. Folgende standardisierte Akten finden besonders häufigen Einsatz:

Mitarbeiter

Personalakte

Egal ob Bewerbungsunterlagen, Gehaltsabrechnungen oder Krankmeldungen: Verwalten Sie sämtliche Personaldokumente in der zentralen Ablage und beschleunigen Sie so die Abwicklung der HR-Prozesse.

Handschlag

Kundenakte

Verabschieden Sie sich von langem Suchen unterschiedlichster Papiere. Sämtliche Informationen zu Ihren Kunden sind in der digitalen Akte in Sekundenschnelle einsehbar.

Lieferanten

Lieferantenakte

Alle Details auf einen Blick: Hinterlegen Sie Lieferscheine, Angebote und zusätzliche Informationen zu einem Lieferanten im elektronischen Archiv.

Checkliste

Projektakte

Erhöhte Transparenz: Wollen Sie wissen, wie der Status quo eines Projekts ist? Die digitale Projektakte verrät es Ihnen.

Produkt

Produktakte

Legen Sie alle Details zu einem Produkt - von der Produktidee über die Rohwarenbeschaffung bis hin zur Bedienungsanleitung - ab.

Vertrag

Vertragsakte

Wichtige Dokumente gesetzeskonform archivieren: Mit der elektronischen Ablage von Verträgen wird die Revisionssicherheit garantiert.

Reklamation

Reklamationsakte

Tauchen Fragen zu einer bestimmten Reklamation auf? Kein Problem. Sämtliche E-Mails, Bilder und Dokumente dazu sind schließlich gespeichert.

Warenkorb

Auftragsakte

Effizienz steigern: Optimieren Sie das Auftragsdatenmanagement in der zentralen Ablage. Einer zügigen Abwicklung steht so nichts mehr im Wege.

Werkzeug

Fertigungsakte

Hinterlegen Sie wichtige Informationen wie z.B. Stücklisten und Baupläne für die Produktion, um beteiligten Personen eine rasche Einsicht zu ermöglichen.

Sie wollen digitale Akten in Ihrem Unternehmen einführen?

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Digitale Aktenerstellung in d.3ecm

d.3ecm | Aktenerstellung

d.3one Webclient

Dienstag, 12. Mai 2020 15:03:29

Vorteile der digitalen Akten:

Reduzierter Suchaufwand
Automatische Aktenbildung
Intuitive Nutzung, angelehnt an „echte" Papierakten
Möglichkeit der Verknüpfung von Dokumenten und Akten
Mobilität: Standort- und zeitunabhängiges Arbeiten möglich
Größere Transparenz durch Verfügbarkeit aller Informationen in einer Akte
Schnelle und einfache Anlage neuer digitaler Akten
Individuelles Rechtekonzept für sicheren Aktenzugriff (z. B. im Personalwesen)
Dokumente aus beliebigen Anwendungen wie Outlook, Word, führenden ERP-Systemen etc. stehen direkt in digitalen Akten zur Verfügung

d.3one Dashboard

Durch den Einsatz digitaler Akten sparen Sie eine Menge Zeit und Kosten. Auf Knopfdruck erhalten Sie alle nötigen Informationen zu Ihren Kunden und Projekten auf einen Blick, und das von überall. Darüber hinaus entfallen durch die zentrale Verwaltung der Akten unnötige Kopien. Dank des ausgeklügelten Rechtekonzepts ist für mehr (Daten-)Sicherheit im Unternehmen gesorgt.

d.3ecm sorgt für eine maximale Sicherheit Ihrer Akten

Während Aktenschränke oftmals aus Versehen nicht abgeschlossen werden, Personen ohne Befugnis vertrauliche Daten einsehen, wichtige Unterlagen im Papierkorb oder vorzeitig im Aktenvernichter landen, setzen Sie mit d.3ecm einen wichtigen Schritt in Richtung Datensicherheit. Dank dem integrierten Rechtekonzept haben lediglich berechtigte Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen die Möglichkeit, Akten und Dokumente einzusehen bzw. zu bearbeiten. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen werden so problemlos eingehalten.