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Digitale Akten - DMS/ECM

DMS d.velop d.3ecm - Digitale Akten


Zeitverschwendung durch die Suche nach unleserlichen und verschollenen Dokumenten gehört mit diesem Dokumentenmanagementsystem der Vergangenheit an. Die digitale Akte macht ein umfangreiches Papierarchiv voller Aktenordner überflüssig. Alle in d.3ecm archivierten Dokumente werden automatisch in die richtigen digitalen Akten wie z. B. in Kundenakten, Vertragsakten oder Projektakten eingeordnet. Damit ist eine bequeme Recherche und somit schnellere Auskunftsfähigkeit sichergestellt.

Anwenderfreundlichkeit:

  • Reduzierter Suchaufwand
  • Intuitive Nutzung, angelehnt an „echte“ Papierakten
  • Möglichkeit der Verknüpfung von Dokumenten und Akten
  • Arbeiten auch standortübergreifend möglich
  • Größere Transparenz durch Verfügbarkeit aller Informationen in einer Akte

Technische Highlights:

  • Schnelle und einfache Anlage neuer digitaler Akten
  • Automatische Aktenbildung
  • Individuelles Rechtekonzept für sicheren Aktenzugriff (z. B. im Personalwesen)
  • Dokumente aus beliebigen Anwendungen wie Outlook, Word, ERP-Systemen etc. stehen direkt in digitalen Akten zur Verfügung

Was haben Sie davon?

Durch den Einsatz digitaler Akten sparen Sie eine Menge Zeit und Kosten. Auf Knopfdruck erhalten Sie alle nötigen Informationen zu Ihren Kunden und Projekten auf einen Blick, und das von überall. Darüber hinaus entfallen durch die zentrale Verwaltung der Akten unnötige Kopien. Dank des ausgeklügelten Rechtekonzepts ist für mehr (Daten-)Sicherheit im Unternehmen gesorgt.

Schauen Sie es sich einmal live an:

Digitale Akten

Digitale Akten Digitale Akten

Details des Videos zum Nachlesen:

Digitale Akten in d.velop d3.ecm machen ein umfangreiches Papierarchiv voller Aktenordner in Zukunft überflüssig. Alle archivierten Dokumente werden nämlich automatisch in die richtigen digitalen Akten, wie beispielsweise Kundenakten, Bestellakten oder auch Projektakten eingeordnet. Damit ist eine bequeme Recherche und eine schnellere Auskunftsfähigkeit sichergestellt. Wie schaut das ganze nun in der Praxis aus?  Ich starte den d3-smart-explorer und kann über die Suchfunktion eine Suche eingeben.

Digitale Akten Suchfunktion 

Finde eine entsprechende Treffermenge an Dokumenten, gruppiert nach Dokumentenart und darunterliegenden Dokumenten.

Digitale Akten Gruppierung

Über dieses Symbol habe ich nun die Möglichkeit in den Akt einzusteigen. Mit Doppelklick öffnet sich der Akt hier links im Vorschaufenster.

Digitale Akten Akt

Und ich sehe hier einen Lieferanten Akt mit darunterliegenden Dokumenten und hierarchisch angeordneten weiteren Akten. Es gibt ein eigenes Ansichtsfenster bei dem ich die Möglichkeit habe weitere Gruppierungen, Sortierungen oder auch Filter für diesen Akt mir anzuzeigen, um sehr schnell entsprechende Dokumente, die ich suche auch zu finden. Ich kann hier beispielsweise die Belegnummer aus der Gruppierung herausnehmen.

Digitale Akten Belegnummer

Kann auch einen weiteren Index entfernen und so kann ich mir recht schnell dieses System so anpassen, dass ich die Dokumente sehr schnell finden kann. Wie kann ich nun Dokumente diesem Akt zuweisen. Beispielsweise manuell über ganz einfaches Drag & Drop. Ich nehme mir ein Dokument, schiebe es auf den entsprechenden Akt.

Digitale Akten Dokument

Dann startet der d3 Import, fragt mich als was ich das Dokument archivieren will. In diesem Fall handelt es sich um einen Lieferschein.

Digitale Akten Archivieren

Die wichtigsten Attribute zu diesem Akt sind bereits vor befüllt und so kann ich das Dokument ablegen und finde es dann in weiterer Folge sogleich in meiner Bestellakte.

Digitale Akten Bestellakte

Weitere Möglichkeiten um Dokumente den Akten zuzuweisen, sind natürlich automatisierte Prozesse aus vorgelagerten Systemen bei denen ich über einfache export- /import-Funktionalitäten Dokumente entsprechenden Akten zuweisen kann.
Haben sie weiter Fragen zur digitalen Aktenbildung, ich würde mich sehr über eine Kontaktaufnahme freuen!