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Was ist ein DMS?


DMS steht für den Begriff Dokumentenmanagement-System. Dieses verwaltet, archiviert und schützt elektronische Dokumente und Informationen jeder Art und stellt sie unternehmensweit zur Verfügung. So können Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in dem digitalen Archiv - je nach Berechtigung - Dokumente rasch suchen, finden und bearbeiten. Hierdurch werden nicht nur Arbeitsprozesse transparenter gestaltet, auch die Fehlerquote lässt sich mithilfe von automatisierten Abläufen merklich verringern.

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Vorteile eines Dokumentenmanagement-Systems

Recherche in Rekordzeit

DMS nutzen Metadaten (z.B. Name, Kategorie) um Dokumente rasch wiederauffindbar zu machen. Arbeitsprozesse werden so deutlich optimiert!

Einheitlicher Informationsstand

In einem zentralen Archiv werden alle firmenrelevanten Informationen (E-Mails, Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, etc.) abgespeichert. So sind sämtliche Belege für alle Beteiligten einsehbar.

Steigerung der Produktivität

Dank vordefinierter Prozesse werden Durchlaufzeiten verkürzt, Entscheidungen schneller getroffen und kostspielige Fehler vermieden. 

Mobiles Arbeiten

Ein ausgereiftes DMS ermöglicht Ihnen ein standortunabhängiges Arbeiten. Greifen Sie auch unterwegs von jedem beliebigen Endgerät auf die gewünschten Dokumente zu. Langwierige Anrufe im Büro erübrigen sich so von selbst!

Elektronische Akten

Archivierte Dokumente werden in d.3ecm automatisch ausgelesen und der richtigen Akte zugeordnet, z.B. Kunden-, Vertrags-, oder Lieferantenakte. Wertvolle Ressourcen werden so im Handumdrehen gespart!

Gesetzeskonforme Archivierung

Das DMS von d.3ecm sorgt für eine Langzeitarchivierung sowie für die Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtheit, Ordnung und Unveränderbarkeit. Ihre Dokumente werden somit revisionssicher aufbewahrt.

Sind Sie bereit für einen modernen, papierlosen Arbeitsraum?

Nahtlose Integration in führende ERP-Systeme

Das digitale Archiv von d.3ecm lässt sich einfach in Unternehmenslösungen, wie z.B. Microsoft Dynamics 365 Business Central, einbinden. Dadurch entfällt das Switchen zwischen mehreren Programmen und ein einheitlicher Gesamtüberblick entsteht.

Steigern Sie die Transparenz und Produktivität in Ihrem Betrieb mit einer unschlagbaren Kombination aus modernen, zuverlässigen Systemen. 

Hier erfahren Sie mehr über die Vorteile einer ERP-Integration.

DMS & ECM - Wo liegt der Unterschied?

Obwohl beide Begriffe oftmals als Synonyme verwendet werden, so gibt es doch kleine Unterschiede:

ECM: Ein Enterprise-Content-Management-System, kurz ECM, beinhaltet das Erfassen, Finden, Bearbeiten, Verteilen und Sichern von Inhalten und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse. Im Gegensatz zu einem klassischen DMS erkennt ein ECM-System nicht nur strukturierte, sondern auch unstrukturierte Daten. Die Einbindung in gängigen ERP-Systemen, z.B. Microsoft Dynamics 365 Business Central (ehemals NAV), und die Verknüpfung mit verschiedenen Microsoft Office-Anwendungen sind ebenfalls Vorteile, die einem ECM-System zugesprochen werden.

DMS: Das Dokumentenmanagement-System ist Teil einer ECM-Lösung.  Die Association for Information and Image Management (2020) definiert ein DMS als System bzw. Software, welche/s für die Aufbewahrung, Verwaltung und Nachverfolgung elektronischer Dokumente verantwortlich ist. Hierbei muss erwähnt werden, dass die Funktionen eines DMS heutzutage bereits sehr ausgereift sind und somit jenen eines ECM-Systems sehr ähneln. 

Wir beraten Sie gerne!


Informieren Sie sich über die smarten Funktionen und Vorteile, die das Dokumentenmanagement-System für Ihr Unternehmen bereithält!



Unser Experte Daniel Braden freut sich auf Ihre Anfrage.

d.braden@countit.at

Bevorzugen Sie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) in der Cloud?

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