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DMS - was ist das?


DMS – Dokumentenmanagementsystem – hierunter versteht man die elektronische Verwaltung von Dokumenten, gestützt auf eine Datenbank.
DMS-Systeme kommen in allen Branchen zum Einsatz und sind im eigentlichen Sinn ein Teil vom umfangreicheren ECM (Enterprise Content Management) 

Doch wofür genau benötigt ein Unternehmen diese Software?


Grundsätzlich werden über DMS, wie der Name schon sagt Dokumente gemanagt, das heißt, man bearbeitet damit den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments.

Datenquellen können unter anderem Papiere in Form von Kopien, Faxe oder Briefe sein, sowie elektronische Daten, wie Mails, Dokumente, etc. Diese Datenquellen werden mittels Scan im System als elektronische Akte erstellt. Nach Erstellung beginnt die digitale Bearbeitung. Dies geschieht im Zuge eines Workflows und kann von teamübergreifend bis standortübergreifend bis hin zur globalen Vernetzung reichen. Anschließend wird das Dokument nach festgelegten Kriterien abgelegt, sprich revisionssicher archiviert. Abgeschlossen ist der Lebenszyklus mit der Löschung eines Dokuments, sofern eine gegebene Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

Das Dokumentenmanagement führt demnach Daten zusammen und speichert diese. Der geschützte Zugriff auf die Daten im Archiv ist also von überall möglich. Mitarbeiter können je nach Berechtigung von auswärts Dokumente suchen, finden und bearbeiten. Generell vereinfacht ein Dokumentenmanagementsystem (DMS/ECM) die Prozesse im Unternehmen. Gerade Arbeitsprozesse werden nachvollziehbarer, Fehler in Abläufen vermieden.


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