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Eingangspostverarbeitung

Digital • Automatisiert • Revisionssicher


Der digitale Posteingang von d.3ecm beschleunigt und optimiert die komplette Prozesskette. Durch ein zentrales Archiv und die online Bearbeitung sowie Automatisierung der Eingangspostverteilung ergeben sich einschlagende Vorteile: Liegezeiten und Transportwege werden verkürzt, Bearbeitungsprozesse beschleunigt und Ressourcen gespart. Dies führt zu einer beachtlichen Einsparung an Kosten!

Automatisierte Postverteilung

Sobald ein Dokument im digitalen Archiv landet, wird ein vordefinierter Prozess der Postverteilung gestartet. Der herkömmliche manuelle Aufwand lässt sich so deutlich reduzieren und die Fehlerquote senken!

Erhöhte Servicequalität

Dokumente stehen direkt zur Verfügung und können rasch weiterbearbeitet werden. Arbeitsabläufe werden effizienter, involvierte Personen sind stets auf dem neuesten Stand und die Auskunftsfähigkeit wird erhöht!

Kosteneinsparungen

Mithilfe von automatisierten Prozessen gestaltet sich die Ressourcenauslastung effizienter, wodurch sich Vorgangskosten merklich reduzieren lassen. Die lernfähige Technologie sorgt zudem für einen geringeren Pflegeaufwand.

Wie funktioniert ein digitaler Postkorb?

Sämtliche Dokumente aus dem Posteingang lassen sich in d.3ecm digital erfassen, bequem bearbeiten und archivieren.
Eingehende Papierdokumente werden eingescannt. Dies ist mit der Scanlösung d.capture batch einzeln oder auch in Form eines Stapels möglich. Elektronische Dokumente, wie etwa E-Mails und deren Anhang, können direkt im System abgelegt werden. Anschließend wird automatisch nach Art des Dokuments klassifiziert und inhaltlich ausgelesen. Egal, ob es sich hierbei um Rechnungen, Lieferscheine, Angebote oder um sonstige aufbewahrungspflichtige Dokumente handelt: d.3ecm gewährleistet eine revisionssichere Archivierung und weist das Dokument anhand bestimmter Merkmale selbstständig der passenden Akte zu. Anhand der vergebenen Informationen werden die digitalen Dokumente automatisch regelbasiert an die zuständigen Bearbeiter verteilt und in den jeweiligen Postkorb direkt auf den Bildschirm zugestellt. So erhält beispielsweise die Buchhaltung sämtliche Rechnungen, wohingegen Auftragsbestätigungen direkt dem Einkauf zugewiesen werden.

Bereit für den Schritt in die digitale Eingangspostverarbeitung?

Wie genau gelangen meine Dokumente in das digitale Archiv?

Scannen

Eingehende Papierdokumente können über lokale oder netzwerkbasierte Scanner in das System importiert werden.

Elektronische Dateien

Erhalten Sie Rechnungen, Belege etc. bereits hauptsächlich per E-Mail? Mit nur wenigen Klicks werden die Dokumente in das Archiv übertragen.

Schnittstellen

Aufbewahrungspflichtige Dokumente entwickeln sich oftmals in unterschiedlichen Anwendungen. Auf Wunsch erstellen wir hierfür eine Importschnittstelle.

Ihre Vorteile

  • Einfacher Import der digitalisierten Briefpost
  • Rasche Bearbeitung der Eingangspost
  • Automatisierte Dokumentenverteilung
  • Reduzierter manueller Aufwand & effizientere Ressourcenauslastung
  • Langzeitarchivierung in Dateiformaten wie PDF/A und TIFF
  • Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen
  • Schnelle Implementierung
  • Individuelle Anpassungen
  • Modular erweiterbar

Einheitlich erfassen & einheitlich verarbeiten

Mit d.3ecm sind Sie immer und überall auf dem neuesten Stand

Haben Sie Interesse an weiteren d.3ecm Modulen?


In Kombination mit weiteren d.3ecm Funktionen sind Sie für die digitale Arbeitswelt bestens gerüstet. Managen Sie zum Beispiel Eingangsrechnungen oder Verträge ganz einfach online - vordefinierte Prozesse unterstützen Sie dabei.

Microsoft Integrationen gesucht?
Bestimmt nutzen Sie Microsoft Office in Ihrem Unternehmen. Professionelle Systeme, wie d.3ecm, lassen sich reibungslos in Produkte wie Microsoft Outlook, Word, Excel, PowerPoint oder in die All-in-one Unternehmenslösung Microsoft Dynamics 365 Business Central (ehemals NAV) integrieren. Archivieren Sie so beispielsweise E-Mails mittels Drag & Drop direkt aus dem E-Mail-Client im Dokumentenmanagement-System - ohne Programmwechsel

Wir beraten Sie gerne!


Informieren Sie sich über die smarten Funktionen und Vorteile, die das Dokumentenmanagement-System für Ihr Unternehmen bereithält!



Unser Experte Daniel Braden freut sich auf Ihre Anfrage.

d.braden@countit.at

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