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Eingangspostverarbeitung - DMS/ECM

DMS d.velop d.3ecm - Eingangspostverarbeitung


Sämtliche eingehenden Dokumente lassen sich digital erfassen, bequem bearbeiten und revisions- wie auch rechtssicher archivieren. Papierdokumente werden z. B. eingescannt, nach Art des Dokuments klassifiziert und inhaltlich ausgelesen. Anhand der vergebenen Informationen werden die digitalen Dokumente automatisch regelbasiert an die zuständigen Bearbeiter verteilt und in den jeweiligen „Postkorb“ direkt auf den Bildschirm zugestellt.

Anwenderfreundlichkeit:

  • Einfache, schnelle Bearbeitung der Eingangspost direkt am PC-Arbeitsplatz
  • Minimaler manueller Aufwand durch automatische Verteilung gescannter Dokumente
  • Mehr Freiraum für die inhaltliche Bearbeitung
  • Alle Informationen sind permanent verfügbar

Technische Highlights:

  • Geringer Kosten- und Pflegeaufwand, da einfach selbst zu konfigurieren
  • Schnell implementiert und einsatzbereit
  • Einfaches Monitoring der Prozesse über ein einziges Werkzeug
  • Digitale Postverteilung auch standortübergreifend möglich

Was haben Sie davon?

Durch die digitale Bearbeitung und automatisierte Verteilung der Eingangspost lassen sich Liege- wie auch Transportzeiten verringern, die Bearbeitung beschleunigen und Ressourcen effizienter einsetzen. Das führt zu flexiblerer Bearbeitung und schließlich zu beachtlichen Kostensenkungen im Posteingang. Daraus resultieren eine verbesserte Servicequalität, eine Reduzierung des manuellen Aufwandes und letztlich eine zügige Amortisation.

Schauen Sie es sich einmal live an:

Posteingangsverarbeitung

Posteingangsverarbeitung Posteingangsverarbeitung

Details des Videos zum Nachlesen:

Die Posteingangsverarbeitung in d.velop d3.ecm funktioniert über das integrierte Modul d.capture batch. Hier kann ein neuer Stapel angelegt werden und in der Stapelklasse definieren wir an dieser Stelle die Poststelle.

Eingangspostverarbeitung Stapelklasse

Was so viel bedeutet, wie dass verschiedene Dokumentenarten gleichzeitig in das System eingebracht, übernommen werden können. Es öffnet sich jetzt ein neues Fenster und ich habe die Möglichkeit Dokumente zu scannen oder Dateien zu importieren.

Eingangspostverarbeitung scannen und importieren

Ich wähle den Dateiimport, wähle einige beliebige Dokumente, gehe auf importieren und die Dokumente werden mir jetzt hier im Viewer angezeigt.

Eingangspostverarbeitung Dateiimport

Drei Dokumente mit jeweils einer Seite. Ich habe hier zum einen die Anfrage zum Wechsel der Bankverbindung, ich habe einen Kundenzufriedenheitsfragebogen der mir beantwortet zurückgesendet wurde und ich habe noch eine Eingangsrechnung. Sind die Dokumente alle lesbar, dann gehe ich auf „Stapel abschließen“. Die Dokumente werden jetzt im Volltext ausgelesen, werden in weiterer Folge auch klassifiziert und was wir jetzt sehen ist, dass das System die drei Dokumente in zwei verschiedene Klassen unterteilt hat.

Eingangspostverarbeitung klassifizieren

Zum einen in Eingangsrechnungen, zum anderen in Dokumente der Poststelle. Die Eingangsrechnung kann in diesem Fenster weiterbearbeitet werden. Ich sehe die Indexfelder, die das System automatisch erkennen konnte.

Eingangspostverarbeitung Indexfelder

Den Lieferanten beispielsweise, die UID Nummer, aber auch die entsprechenden Rechnungsbeträge. Sind die Daten valide, gehe ich auf „prüfen und nächstes“, kann den Stapel abschließen, nachdem es sich hier wiederum nur um ein Dokument handelt und dieses Dokument wird in das Archivsystem übernommen. Die anderen beiden Dokumente der Poststelle kann ich in diesem Fenster öffnen.

Eingangspostverarbeitung Archivsystem

Kann hier wiederum die Daten validieren. Die Anfrage zum Wechsel der Bankverbindung. Hier können die Daten überprüft werden, die automatisch ausgelesen wurden. Sind sie valide, gehe ich auf "prüfen und nächstes". Auch unser Kundenzufriedenheitsfragebogen. Alle Informationen die der Kunde hier ausgefüllt hat, wurden auch automatisch ausgelesen.

Eingangspostverarbeitung Daten validieren

Sind die Daten valide, gehe ich auch "prüfen und nächstes" und kann auch diesen Stapel abschließen. Somit sind auch diese Dokumente in das Archivsystem eingebracht und die Posteingangsverarbeitung ist in diesem Punkt abgeschlossen.