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Eingangsrechnungsverarbeitung - DMS/ECM

DMS d.velop d.3ecm - Eingangsrechnungsverarbeitung


Die Lösung digitalisiert und automatisiert die manuellen Abläufe in der Rechnungsverarbeitung, wie die digitale Erkennung, Prüfung und Freizeichnung von Rechnungen in Verbindung mit den führenden ERP-Systemen, und ist dabei vollständig ins Bestellwesen und in die Finanzbuchhaltung des ERP-Systems integriert.

Anwenderfreundlichkeit:

  • Effizientes Arbeiten ganz ohne Medienbrüche
  • Aufwändige Rückfragen werden überflüssig, da jedes Dokument unmittelbar zur Verfügung steht
  • Vollständige Transparenz in Rechnungsprozessen dank übersichtlicher Darstellung
  • Automatisierte Bereitstellung von Dokumenten zur Zahlungsfreigabe
  • Unterstützung automatisierter Buchungen (Workflows)

Technische Highlights:

  • Integration ins ERP-System über zertifizierte Schnittstellen
  • Nutzung des ERP-Systems als Bedienoberfläche für digitale Workflows
  • Nutzung vorhandener Werkzeuge ohne separate Lizenzierung
  • Standardmäßige Unterstützung praktisch aller gängigen ERP-Systeme
  • Ready for SAP, Microsoft Dynamics NAV und AX, Infor, Sage, Oracle und iSeries-basierte Lösungen

Was haben Sie davon?

Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung von d.velop erhöht die Transparenz in den Rechnungsprozessen, verkürzt Durchlaufzeiten, eliminiert Transport- und Liegezeiten, sichert wertvolle Skontoerträge und ermöglicht einen zeitnahen Monatsabschluss. Nebenbei lässt sich auch noch die Auskunftsfähigkeit der Mitarbeiter erhöhen. So wird die Liquiditätsplanung jedes Unternehmens entscheidend unterstützt.

Schauen Sie es sich einmal live an:

Eingangsrechnungsverarbeitung

Eingangsrechnungsverarbeitung Eingangsrechnungsverarbeitung

Details des Videos zum Nachlesen:

Die Eingangsrechnungsverarbeitung in d.velop d3.ecm beginnt im ersten Schritt mit dem Einbringen der Dokumente ins Archivsystem. Wir starten hierzu den d.capture batch manager, legen einen neuen Stapel an, definieren als Stapelklasse die Eingangsrechnungen

Eingangsrechnungsverarbeitung d.capture batch manager

und es öffnet sich jetzt ein neues Fenster bei dem wir die Möglichkeit haben Dokumente zu scannen oder Dateien zu importieren.

Eingangsrechnungsverarbeitung scannen und importieren

Ich wähle den Dateiimport, wähle mir ein beliebiges Dokument, gehe auf importieren und habe jetzt die entsprechende Eingangsrechnung, das Dokument mit zwei Einzelseiten, hier in meinem Viewer zur Ansicht. Sind die Daten alle lesbar, kann ich den Stapel abschließen.

Eingangsrechnungsverarbeitung Viewer

Das Dokument wird jetzt im Hintergrund im Volltext ausgelesen, in weiterer Folge klassifiziert und kann über das folgende Fenster entsprechend auch validiert werden. Ich kann mir hier die Daten ansehen, die das System automatisch ausgelesen hat bei dieser Eingangsrechnung.

Eingangsrechnungsverarbeitung validieren

Beispielsweise hat es den Lieferanten richtig erkannt, es hat auch eine UID Nummer ausgelesen und die entsprechenden Rechnungsbeträge. Sind die Daten alle valide, kann ich sagen "prüfen und nächstes", den Stapel abschließen nachdem es sich bei diesem Stapel lediglich um ein Dokument handelt.

Eingangsrechnungsverarbeitung Stapel

Und das Dokument wird jetzt im Hintergrund in das Archivsystem eingebracht. Der zweite Schritt bei der Eingangsrechnungsverarbeitung ist jetzt ein elektronischer Workflow, der im System angestoßen wird, sobald eine Eingangsrechnung in das System eingebracht wird. Ich kann hier über Microsoft Outlook meine E-Mails anschauen und sehe, dass ich eine Benachrichtigung bekommen habe zu dieser Eingangsrechnung.

Eingangsrechnungsverarbeitung Outlook

Ich soll eine sachliche Prüfung durchführen und kann über diese Linkdatei das Dokument im eigenen Viewer, im eigenen Client von d.velop d3 öffnen und komme jetzt in die klassische Ansicht des Eingangsrechnungs-Workflows der jeweils zweigeteilt ist.

Eingangsrechnungsverarbeitung Workflow

Ich habe zum einen eine Vorschauansicht des Originaldokuments in elektronischer Form. Kann das natürlich entsprechend vergrößern, zur besseren Ansicht. Habe auch die Möglichkeit mir diese Vorschau auf einen zweiten Monitor zu verschieben und auf der anderen Seite habe ich das Formular wo die Daten für diese Eingangsrechnungsverarbeitung entsprechend gesammelt werden. Die Daten aus der Klassifikation sind bereits vorgefüllt. So habe ich schon einige Rechnungsdaten im System gesammelt. Ich habe Zahlungsinformationen zum Lieferanten, ich habe auch die Lieferanteninformationen selbst und natürlich zu dieser Rechnung auch eine entsprechende Rechnungsposition, bei der ich jetzt eine Kostenstelle vorgebe - Marketing in diesem Fall.

Eingangsrechnungsverarbeitung Kostenstelle

Und als Prüfer hier sage, ich habe die Rechnung geprüft und definiere hier eine Person, die die Rechnung im nächsten Schritt entsprechend freigeben soll. Durch das Betätigen des abschließen-Buttons, kann ich diese Rechnung jetzt im Workflow in den nächsten Schritt verschieben. Ich sehe wiederum im Outlook, dass eine E-Mail-Benachrichtigung gekommen ist in diesem Fall. Der nächste Workflow-Schritt ist die Freigabe der Stufe 1.

Eingangsrechnungsverarbeitung Freigabe

Ich kann das Dokument wiederum öffnen über den Link, komme in meine Workflow-Maske und die Person, die hier als Freigeber definiert wurde, kann das Dokument freigeben.

Eingangsrechnungsverarbeitung Workflow-Maske

In der Historie wird auch entsprechend festgehalten, dass hier die sachliche Prüfung bereits erfolgreich durchgeführt wurde. Und die Freigabe kann wiederum durch das Betätigen dieses Buttons bestätigt werden. Die Rechnung ist somit freigegeben und landet im nächsten Schritt. Der nächste Schritt in diesem Fall ist die Kontierung bei diesem Workflow, das heißt die Rechnung soll jetzt auch noch kontiert werden. Klassischer Weise in der Buchhaltungsabteilung. das heißt die Buchhalterin oder der Buchhalter wird wiederum in diesen Workflow einsteigen. Wird entsprechende Pflichtfelder zu dieser Kontierung, wie beispielsweise ein Sachkonto entsprechend befüllen.

Eingangsrechnungsverarbeitung Kontierung

Und kann das Dokument, wenn alle Daten buchhalterisch richtig erfasst sind, durch "abschließen" bestätigen. Das Dokument verlässt zu diesem Zeitpunkt jetzt den Eingangsrechnungs-Workflow und wird klassischer weise in ein Buchhaltungsprogramm übergeben und kann dort zur entsprechenden Zahlungsanweisung weiterbearbeitet werden. Somit ist die Eingangsrechnungsverarbeitung an diesem Punkt für das System d.velop d3 abgeschlossen.