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Revisionssichere Archivierung


Revisionssicherheit ist ein Begriff, welcher sich auf die elektronische Archivierung von Dokumenten bezieht. Aus dem Bereich der Wirtschaft kommend, wurde er in den 90er Jahre Schlagwort für ein allgemein geltendes Gesetz für elektronische Archivsysteme, welche aufbewahrungspflichtige Informationen und Dokumente speichern.

Kontrolle, Durchsicht, Prüfung – selbsterklärende Synonyme zur Revisionssicherheit. So entspricht ein revisionssicheres Archiv Anforderungen wie Datenschutz. Das heißt, die Daten können im Nachhinein nicht verändert werden und gehen nicht verloren, sondern lassen sich jederzeit wiederfinden.

Merkmale revisionssicherer Archivierung


Revisionssicher abgelegte digitale Dokumente und Unterlagen, sind Papierdokumenten in folgenden Merkmalen gleichgestellt:

  • Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
  • Prüfbarkeit
  • Nachvollziehbarkeit
  • Verfahrensdokumentation
  • Vollständigkeit
  • Berechtigung der Nutzer
  • Schutz vor Verlust
  • Ordnungsmäßigkeit
  • Schutz vor Verfälschung/Veränderung

Wobei man zwischen additiver Archivierung und substitutiver Archivierung unterscheidet. Additive Archivierung betrifft Dokumente bei denen die Aufbewahrung Pflicht ist. Im Gegensatz zur substitutiven Archivierung, welche Dokumente beinhaltet, die keinerlei Aufbewahrungspflicht unterliegen.

Revisionssicher können auch steuerrelevante Dokumente elektronisch archiviert werden. In diesem Fall benötigt das Finanzamt einen Nachweis der Revisionssicherheit, genannt GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen)

Bewahren auch Sie Ihre Daten revisionssicher auf, mit unserem Dokumentenmanagementsystem d.3ecm. 

Gesetzgebung nachlesen auf der Seite des Österreichischen Städtebundes

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