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Revisionssichere Archivierung


Revisionssicherheit ist ein Begriff, welcher sich auf die elektronische Archivierung von Dokumenten bezieht. Aus dem Bereich der Wirtschaft kommend, wurde er in den 90er Jahren Schlagwort für ein allgemein geltendes Gesetz für elektronische Archivsysteme, welche aufbewahrungspflichtige Informationen und Dokumente speichern.

Kontrolle, Durchsicht, Prüfung – selbsterklärende Synonyme zur Revisionssicherheit. So entspricht ein revisionssicheres Archiv Anforderungen wie Datenschutz. Das heißt, die Daten können im Nachhinein nicht verändert werden und gehen nicht verloren, sondern lassen sich jederzeit wiederfinden.

Merkmale revisionssicherer Archivierung


Revisionssicher abgelegte digitale Dokumente und Unterlagen, sind Papierdokumenten in folgenden Merkmalen gleichgestellt:

Icon - Aktenordner

Einhaltung der Aufbewahrungsfristen

Icon - Dokument Check

Prüfbarkeit

Icon - Dokumente und Lupe

Nachvollziehbarkeit

Icon - Automatisierung

Verfahrensdokumentation

Icon - Checkliste

Vollständigkeit

Icon - Mitarbeiter

Berechtigung der Nutzer

Icon - Dokument und Schlüssel

Schutz vor Verlust

Icon - Check

Ordnungsmäßigkeit

Icon - Gesichertes Dokument

Schutz vor Veränderung und Verfälschung

Hierbei unterscheidet man weiters zwischen additiver Archivierung und substitutiver Archivierung. Additive Archivierung betrifft Dokumente bei denen die Aufbewahrung Pflicht ist. Im Gegensatz zur substitutiven Archivierung, welche Dokumente beinhaltet, die keinerlei Aufbewahrungspflicht unterliegen.

Revisionssicher können auch steuerrelevante Dokumente elektronisch archiviert werden. In diesem Fall benötigt das Finanzamt einen Nachweis der Revisionssicherheit, genannt GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen)

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