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Dokumente scannen & klassifizieren


Um den Weg in die Digitalisierung Ihres Posteingangs zu ebnen, sind das Scannen und die Dokumentenklassifizierung entscheidende Bereiche. Ohne Liege- und Transportzeiten werden sämtliche Belegpapiere, die per Post, Fax oder E-Mail eingehen, mit der browserbasierten Scan-Software d.capture batch transparent verarbeitet, verteilt und archiviert.

Dokumente digitalisieren

Mithilfe der Scan-Lösung d.capture batch scannen und verschlagworten Sie sämtliche Papierbelege in kürzester Zeit. 

Automatische Klassifizierung

Die Dokumentenart wird vom System selbst erkannt (z.B. Rechnung oder Lieferschein) und der entsprechenden digitalen Akte zugeordnet. 

Digitale Ablage

In d.3ecm werden Ihre digitalen Akten inkl. aller Dokumente automatisch und revisionssicher archiviert. 

Wie funktioniert nun dieser Prozess?

Um alle papierbezogenen Dokumente zu digitalisieren, ist die in d.3ecm integrierte Scan-Software d.capture batch optimal: Die Dokumente werden wie gewohnt mit einem handelsüblichen Scanner eingescannt und automatisch in die Applikation geladen. Die Volltexterkennung liest diese aus, wodurch alle relevanten Informationen wie Kopf- und Positionsdaten erfasst werden. Dadurch wird eine automatische Klassifizierung der Dokumentenarten und Zuweisung zur jeweiligen digitalen Akte ausgelöst. Selbst bei großen Datenvolumen ist mit dieser leistungsstarken Scan-Lösung eine rasche Erfassung und Weiterverarbeitung sämtlicher firmenrelevanter Dokumente möglich.

Erhalten Sie den Großteil Ihrer Rechnungen bereits elektronisch, z.B. per E-Mail, so stellt die Einrichtung einer automatisierten Beobachtung des betreffenden E-Mail Postfachs eine deutliche Erleichterung im Arbeitsalltag dar. Eingehende PDF-Rechnungen werden mithilfe dieser Funktion automatisch in das digitale Archiv  oder in einen Fachprozess (z.B. Postverteilung) zur weiteren Bearbeitung geladen. 

d.3ecm | Die zuverlässige Lösung für einen sauberen Posteingang

Zentrale Dokumentenerfassung

Die gescannten Belege werden zentral erfasst. Dieser Prozess verkürzt nicht nur Wegzeiten und schont Ressourcen, sondern verhindert auch Dokumentenverluste.

Kurze Recherche-Zeiten

Dank der automatischen Auslesung und Extraktion von Informationen ist es ein Leichtes, Informationen und Dokumente ohne großen Zeitaufwand wiederzufinden.

Integration in d.3ecm

Die Scan-Lösung d.capture batch ist für das Zusammenspiel mit dem Dokumenten-Management-System d.3ecm perfekt optimiert.

Ihre Vorteile im Überblick:

  • Weniger Aufwand bei der Verschlagwortung von Dokumenten
  • Schnelleres Arbeiten mit vollständigen Dokumenteninformationen
  • Intelligentes Auslesen von Rechnungen über die Volltexterkennung (OCR)
  • Größere Prozesssicherheit durch automatische Zuordnung in die entsprechenden Geschäftsvorfälle
  • Geringe Fehleranfälligkeit
  • Flexibel im Einsatz dank Anbindungsmöglichkeit beliebiger Scanhardware
  • Möglichkeit der automatischen Klassifizierung auch bei E-Mails

Wir beraten Sie gerne!


Informieren Sie sich über die smarten Funktionen und Vorteile, die das Dokumentenmanagementsystem für Ihr Unternehmen bereithält!



Unser Experte Daniel Braden freut sich auf Ihre Anfrage.

d.braden@countit.at

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