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Scannen und Klassifizieren - DMS/ECM

DMS d.velop d.3ecm - Scannen & Klassifizieren


Seine Aufgaben: Papierbelege digitalisieren, die Art des Dokuments (z. B. Rechnung oder Lieferschein) erkennen, relevante Daten zuverlässig auslesen, automatisch dem richtigen Vorgang zuordnen und an den jeweils zuständigen Sachbearbeiter verteilen.

Anwenderfreundlichkeit:

  • Weniger Aufwand bei der Verschlagwortung von Dokumenten
  • Schnelleres Arbeiten mit vollständigen Dokumenteninformationen
  • Intelligentes Auslesen von Rechnungen über OCR, keine formularbasierte Lösung
  • Größere Prozesssicherheit durch automatische Zuordnung in die entsprechenden Geschäftsvorfälle

Technische Highlights:

  • Hohe Anwenderakzeptanz aufgrund automatisierter Verschlagwortung und Klassifizierung gescannter Dokumente nach Dokumentenart
  • Geringe Fehleranfälligkeit durch Validierung gegen vorhandene Stammdaten (z. B. im ERP-System)
  • Flexibel im Einsatz dank Anbindungsmöglichkeit beliebiger Scanhardware
  • Möglichkeit der automatischen Klassifizierung auch bei E-Mails

Was haben Sie davon?

Durch beschleunigte Geschäftsprozesse und verkürzte Durchlaufzeiten haben die Mitarbeiter mehr Zeit für die Bearbeitung ihrer eigentlichen Aufgaben. Der Wegfall der manuellen Verschlagwortung sorgt für gesteigerte Motivation und Zufriedenheit. Das spart Platz, Zeit und somit bares Geld.

Schauen Sie es sich einmal live an:

Scannen und Klassifizieren

Scannen und Klassifizieren Scannen und Klassifizieren

Details des Videos zum Nachlesen:

Scannen und Klassifizieren mit d.velop d3.ecm funktioniert mit dem integrierten Modul d.capture batch. Hier kann ich innerhalb des Batch-Managers einen neuen Stapel anlegen und definiere über diesen Stapel um welche Art von Dokumenten es sich handelt.

Scannen und Klassifizieren Dokumentenart

Wir nehmen in diesem Fall Eingangsrechnungen. Es öffnet sich dann ein eigenes Fenster und ich kann in diesem Fenster Dokumente scannen oder Dateien importieren.

Scannen und Klassifizieren Eingangsrechnung

Ich wähle den Import und übernehme ein Testdokument.

Scannen und Klassifizieren Testdokument

Sehe hier den Beleg mit den einzelnen Seiten die erkannt wurde. und wenn die Lesbarkeit gewährleistet ist, was ich hier überprüfen kann. Dann kann ich den Stapel abschließen und somit die weitere Bearbeitung anstoßen.

Scannen und Klassifizieren Bearbeitung

Die OCR-Engine wird jetzt gestartet und in weiterer Folge auch die Klassifikation.

Scannen und Klassifizieren Klassifikation

Und innerhalb der nächsten Maske kann ich dann die Ergebnisse dieses Prozesses mir ansehen.

Scannen und Klassifizieren Prozess

Ich erkenne, dass verschiedene Daten automatisch ausgelesen wurden - der Lieferantenname beispielsweise, die UID Nummer wurde erkannt, aber auch die ganzen verschiedenen Rechnungsbeträge inklusive Steuersätze. Und wenn die Daten valide sind, kann ich hier sagen "prüfen und nächstes".

Scannen und Klassifizieren validieren

Den Stapel abschließen, nachdem es sich ausschließlich um ein Dokument handelt und jetzt werden die Daten in das Dokumentenmanagementarchiv übergeben und der Prozess des Scannens und Klassifizieren ist damit abgeschlossen.