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Digitales Vertragsmanagement


Warum ein digitales Vertragsmanagement empfehlenswert ist:

Es ist nicht immer einfach, den Überblick über die unzähligen geschäftlichen Bewegungen und die daraus resultierenden Verträge zu behalten. Oftmals entstehen lange Bearbeitungszeiten durch unklare Freigabeprozesse, gesetzliche Vorschriften werden nicht eingehalten oder Vertragsdokumente sind nicht auffindbar, sobald sie benötigt werden. Die kontinuierlich erforderliche Verwaltung der aufbewahrungspflichtigen Papiere stellt einen immensen Zeit- und Kostenaufwand dar, der mithilfe einer digitalen Vertragsdatenbank schnell und sicher reduziert werden kann.

In d.3ecm werden tägliche Aufgaben und Aktivitäten an einer zentralen Stelle digital abgespeichert. So können involvierte Personen aus unterschiedlichen Abteilungen und Bereichen auf einen Informationsstand zurückgreifen. Das System sorgt nicht nur für einen verbesserten Kommunikationsfluss, sondern ermöglicht einen transparenten Überblick über alle Verträge.

Smarte Funktionen in d.3ecm:

Vertragsarten

d.3ecm unterstützt alle gängigen Vertragsarten, z.B. Dienstverträge, Arbeitsverträge, Kaufverträge, Lizenzverträge, Mietverträge, etc., die für Ihr Unternehmen relevant sind.

Vertragsvorlagen

Diese können auf Basis des jeweiligen Vertragstyps festgelegt und, durch die Integration der Office-Produkte, in Microsoft Word einfach angepasst oder ergänzt werden.

Archivierung

Dank der revisionssicheren Langzeitarchivierung lässt sich die gesetzliche Aufbewahrungspflicht relevanter Dokumente mühelos einhalten. 

Automatische Aktenbildung

Digital archivierte Verträge, Rechnungen, Belege, E-Mails etc. werden automatisch ausgelesen und in die passende Akte eingeordnet. Sorgen auch Sie für eine perfekte Organisation Ihrer Dokumente!

Vertragslebenszyklus

Egal ob z.B. in der Prozessgestaltung, im Aufgabenmanagement oder im Dokumentenmanagement. d.3ecm unterstützt Sie auf Wunsch in allen Phasen des Vertragslebenszyklus. 

Fristenmanagement

Verpassen Sie nie wieder Fristen oder andere Vertragsoptionen. Durch eine vordefinierte Prozessgestaltung und Erinnerungsfunktion für diverse Fristen und Garantien sparen Sie bares Geld!

Profitieren Sie von standardisierten Prozessen & einer automatisierten Fristenüberwachung

Zeit- und Kostenersparnis garantiert!

Berechtigungsverwaltung

Dank vordefinierter Benutzerrollen erhalten nur jene Anwender mit der ihnen zugewiesenen Funktion die Erlaubnis, dementsprechende Aktionen in den Verträgen durchzuführen.

Zentrierung aller Aktivitäten

Fördern Sie die bereichs- und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen. Dank der Zentrierung aller Dokumente innerhalb eines Systems ist dies endlich möglich.

ERP-Integration

d.3ecm lässt sich in vielen Anwendungen integrieren, z.B. in Microsoft Outlook oder in das ERP-System Business Central. Eine unschlagbare Kombination!

Vorteile im Überblick

  • Automatisierung der Prozesse im gesamten Vertragslebenszyklus
  • Schnelle, inhaltsbezogene Recherche im gesamten Text oder in einzelnen Textpassagen
  • Erhöhte Auskunftsfähigkeit gegenüber Vertragspartnern und Management
  • Automatische Wiedervorlagefunktion und Fristenverwaltung
  • Vollständige und zentrale Verfügbarkeit aller Dokumente
  • Flexible Auswertungsmöglichkeiten über definierbare Reports
  • Rechtssichere Speicherung in sicheren Formaten (TIFF, PDF/A)
  • Freigabeprozess per Workflow bei Individualverträgen
  • Integrationsfähigkeit in bestehende Anwendungen
  • Compliance-konformes Arbeiten

Effizienz

Das zentrale Dokumentenarchiv sowie die automatische Aktenbildung sorgen für Effizienz und Zeitersparnisse bei der Erfassung und Recherche von Verträgen.

Zusammenarbeit

Mithilfe von Echtzeitaktualisierungen sind Sie und Ihre Kolleginnen und Kollegen stets auf dem neuesten Stand.

Mobilität

Werfen Sie auch unterwegs einen Blick auf den Status Ihrer Verträge. Ob Tablet, Smartphone, Notebook oder PC: d.3ecm ist für alle gängigen Browser optimiert.

Wir beraten Sie gerne!


Informieren Sie sich über die smarten Funktionen und Vorteile, die das Dokumentenmanagementsystem für Ihr Unternehmen bereithält!



Unser Experte Daniel Braden freut sich auf Ihre Anfrage.

d.braden@countit.at

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