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Workflow - BPM - Business Process Management - DMS/ECM

DMS d.velop d.3ecm - Workflow - BPM


Egal ob Rechnungseingang, Urlaubs- oder Investitionsantrag: Ihr Geschäftsalltag gliedert sich in die verschiedensten wiederkehrenden Prozesse. Nachteile dieser papierbasierten Arbeitsabläufe sind oft lange Durchlaufzeiten, fehlende Transparenz und Auskunftsfähigkeit sowie mangelnde Flexibilität. Die Lösungen für digitale Workflows oder Business Process Management (BPM) - ein wesentliches Element innerhalb des Dokumentenmanagement-Systems d.3ecm - gestalten diese Abläufe für alle Beteiligten schlank und transparent.

Anwenderfreundlichkeit:

  • Automatische Verteilung digitaler Dokumente an den jeweils verantwortlichen Mitarbeiter
  • Permanente Kontrolle über den Status eines Dokuments
  • Automatische Eskalationsüberwachung bei zeitkritischen Vorgängen
  • Einfache Anwendung durch individuelles firmenspezifisches Formulardesign

Technische Highlights:

  • Abbildung von Geschäftsprozessen im grafischen Designer
  • Unterstützung der gängigen Workflownotationen (EPK, BPMN)
  • Zertifizierte Schnittstellen zur einfachen Anbindung an bereits eingesetzte Software (z. B. ERP-Systeme, Microsoft Office oder Outlook)
  • Einfache Erstellung von Workflowformularen

Was haben Sie davon?

Durch die Steuerung sämtlicher Prozesse über digitale Workflows halten Sie Ihr Unternehmen konkurrenzfähig. Sie sparen Zeit, können Ressourcen sowie Zuständigkeiten besser planen und so das gesamte Unternehmen kosteneffizient organisieren. Da alle Prozessinformationen protokolliert werden können, bleiben die Abläufe auch im Nachhinein vollständig nachvollziehbar.

Schauen Sie es sich einmal live an:

Workflow BPM

Workflow BPM Workflow BPM

Details des Videos zum Nachlesen:

Workflow oder Business-Process-Management funktioniert in d.velop d3.ecm mit einer eigens integrierten Workflow-Engine, mit der Sie beliebige Geschäftsprozesse elektronisch abbilden können. Im Bereich der Eingangsrechnungsverarbeitung haben wir bereits gesehen wie das Ganze für Eingangsrechnungen funktioniert. Ich zeige Ihnen jetzt das sogenannte Prozessportal, in dem die Mitarbeiter die Möglichkeit haben formularbasierte Workflows direkt über den d3 Client zu starten. Beispielsweise einen Workflow für Investitionsanträge.

Workflow BPM Prozessportal

Hier kann der Mitarbeiter aus einer Liste von Produkten sich etwas entsprechend Passendes suchen. Über einen Suchbegriff, in diesem Fall gebe ich Notebook ein, findet er alle Treffer, die auf dieses Schlagwort passen.

Workflow BPM Produkte

Kann sich das entsprechende Produkt suchen, Informationen dazu abrufen und das Produkt dem Warenkorb hinzufügen. Er kann seinen Einkauf fortsetzen, kann weitere Produkte suchen und hinzufügen und kann dann, wenn er seine Investition abschließen will mit dem Button "Bestellung" das ganze bestätigen.

Workflow BPM Bestellung

Im Hintergrund wird jetzt ein Workflow angestoßen - der Workflow für Investitionsanträge. Was passiert? Der Vorgesetzte des Mitarbeiters bekommt eine E-Mail in seinen Postkorb, in der die Information enthalten ist, dass einer seiner Mitarbeiter nun eine Investition tätigen kann.

Workflow BPM Outlook

Über diese Linkdatei hat er die Möglichkeit diese Investition im d.3 Smart-Explorer zu öffnen und kommt automatisch in die klassische Workflowansicht, in der er auf der einen Seite die Vorschau zum Dokument sehen kann, auf der anderen Seite das Formular mit den entsprechenden Daten.

Workflow BPM Formular

Dieser Workflow ist sehr einfach gehalten. Er hat nun zwei Möglichkeiten: kann die Investition ablehnen oder kann sie genehmigen. In diesem Fall würden wir sie genehmigen und der nächste Schritt beinhaltet eine Information an den Mitarbeiter, der informiert wird, dass die Investition von seinem Vorgesetzten genehmigt wurde.

Workflow BPM Genehmigung

In weiterer Folge kann man natürlich eine Schnittstelle einrichten in ein vorgelagertes Warenwirtschaftssystem, bei der dann im Hintergrund automatisiert eine Bestellung beim entsprechenden Lieferanten ausgelöst werden kann.  Ganz gleich, welchen Prozess Sie elektronisch optimieren wollen - sehr einfache, aber auch komplexe - mit d3.ecm haben Sie alle Möglichkeiten dazu. Kontaktieren Sie mich jederzeit gerne bei weiteren Fragen.