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Einkaufsreklamation und Einkaufsgutschrift


Es kann vorkommen, dass eingekaufte Ware wieder an den Lieferanten zurück gesendet werden muss, weil bei der Wareneingangsprüfung Mängel aufgefallen sind oder durch eine Rückrufaktion des Lieferanten Ware wieder aus dem Lager entnommen wird.

Des Weiteren ist es vielleicht das eine oder andere Mal notwendig, statt eines Lieferscheinstorno eine Einkaufsgutschrift zum „rückgängig machen“ einer Fehlbuchung zu buchen. Dies kann bei folgenden Punkten der Fall sein, wenn:

  • bereits eine oder mehrere Bestellzeilen des betreffenden Beleges fakturiert wurden
  • eine Einkaufsrechnung bereits komplett gebucht wurde
  • der Vorgang in Zusammenhang mit einer Direktlieferung (Streckengeschäft) steht.

Der Unterschied zu einer „Einkaufsreklamation“  ist, dass der Vorgang des „Lieferns“ (in diesem Fall „rückliefern“) und des „Fakturierens“ (Gutschrift) getrennt durchgeführt werden kann. Bei diesen beiden Programmen passiert bei Auslösen der Buchungsroutine folgendes:

 

„Liefern“ in beiden Fällen wird das Lager bestandsmäßig entlastet.

 

„Fakturieren“ in beiden Fällen wird eine Einkaufsgutschrift gebucht, wenn der Ausgleich zu einer oder mehreren Einkaufsrechnungen gesetzt war wird zudem auch der Ausgleich bei den damit verbundenen offenen Kreditorenposten durchgeführt.

Einkaufsreklamation

Eine Einkaufsreklamation ist unter dem Menü „Einkauf/Bestellabwicklung/Einkaufsreklamation“ zu finden. Mit der Funktion „Neu“ wird ein neuer Beleg erstellt. Im Feld Kreditorennummer wird die Nummer des entsprechenden Lieferanten eingetragen.

Um die Zeilen der Reklamation zu füllen, bestehen 3 Varianten:

 

  • Manuelles Erfassen der betreffenden Artikel (kein automatischer „Bezug“ zu der ursprünglichen Lieferung)
  • Nutzen der Funktion „Beleg kopieren“ (dafür wird die Belegnummer der gebuchten Einkaufslieferung oder der gebuchten Einkaufsrechnung benötigt)
  • Nutzen der Funktion „zu stornierende gebuchte Belegzeilen abzurufen“ (Belegnummer muss eingegeben werden)

Einkaufsreklamation 1

 

Nachdem die Belegzeilen in der Einkaufsreklamation erstellt wurden, besteht die Wahlmöglichkeit eines „Reklamationsgrundes“ pro Zeile.

Idealerweise wird bei der Funktion „Faktura“ auch gleich eine offene Eingangsrechnung mit ausgeglichen. Unter dem Reiter „Fakturierung“ kann die Verknüpfung mit einer Rechnung erfolgen (sofern diese in der Finanzbuchhaltung noch nicht mit einer Zahlung ausgeglichen wurde). Sollten mehrere Einkaufsrechnungen ausgeglichen werden, so steht im Menüband - Reiter AKTIONEN – das Symbol „Posten ausgleichen“ zur Verfügung.

Einkaufsreklamation 2

Einkaufsreklamation Auswahlfeld

Sobald die Buchung durchgeführt wurde, wird die Einkaufsreklamation „gelöscht“ bzw. in das Archiv geschoben.

Einkaufsgutschrift

Bei einer Einkaufsgutschrift wird davon ausgegangen, dass die Ware und die Rechnung bereits gebucht wurden.

Unter dem Menü „Einkauf/Bestellabwicklung/Einkaufsgutschrift“ ist eine Übersicht über alle bereits erfassten, aber noch nicht gebuchten Gutschriften zu ersehen. Wird eine neue Gutschrift erstellt, so wird die Funktion „Neu“ verwendet. Die Lieferantennummer wird eingegeben und unter der Funktion „zu stornierende gebuchte Belegzeilen abrufen“ kann in Verbindung mit der entsprechenden Nummer der gebuchte Beleg kopiert werden.

Einkaufsgutschrift 1

Einkaufsgutschrift 2

Nach der Auswahl des richtigen Beleges werden die Einkaufsgutschriftzeilen erstellt. Auch gibt es das Feld „Reklamationsgrundcode“ in den Zeilen.

 

Im Gegensatz zur Einkaufsreklamation hat die Einkaufsgutschrift ein eigenes Register für den „Ausgleich“.

Einkaufsgutschrift 3

Wenn mehrere Einkaufsrechnungen durch eine Gutschrift ausgeglichen werden sollen, so kann das wieder mit der Funktion „Posten ausgleichen“ erfolgen.

Das entsprechende Symbol dafür steht im Menüband – Reiter START – zur Verfügung.

Um diese Einkaufsgutschrift zu buchen wird entweder die Funktion „F9“ oder das Symbol „Buchen“ im Menüband verwendet.

Einkaufsgutschrift 4

Sobald diese Buchung bestätigt wurde, wird im Hintergrund der Bestand vom Lager abgebucht und der Ausgleich zwischen der Kreditorenrechnung und der jetzt gebuchten Einkaufsgutschrift durchgeführt.

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