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COUNT IT Group und Life Radio auf einer Welle

Die COUNT IT Group unterstützt Life Radio seit dessen Gründung 1998 bei der gesamten Finanzbuchhaltung und Personalverrechnung und arbeitet für einen effizienteren Ablauf auf dem ERP-System Microsoft Dynamics NAV und mit dem elektronischen Workflow-, Archiv- und Vertragsmanagement von d.velop d.3ecm.

„In der COUNT IT Group haben wir unseren verlässlichen und langfristigen Partner gefunden.“ Christian Stögmüller, Geschäftsführer von Life Radio

 

Gelb und grün von Anfang an


Oberösterreichs gelber Privatsender Life Radio ist seit Sendestart am 1.4.1998 auf der Erfolgswelle. Unterstützend wirkte in all diesen Jahren die erfolgreiche Zusammenarbeit mit Outsourcing-Partner COUNT IT Group. Seit über 17 Jahren läuft die gelb-grüne Kooperation in buchhalterischen, Personalverrechnungs- und IT-Agenden nun schon äußerst vielversprechend und ist – getreu dem Life-Radio-Slogan – „Hit um Hit ein Hit“.

In einer langjährigen Partnerschaft sind Veränderungen unumgänglich. So begann etwa das Buchhaltungs-Outsourcing 1998 auf dem Buchhaltungsprogramm DCW. Als Life Radio dann 2009 auf das ERP-System Microsoft Dynamics NAV umstellte, begleitete das NAV-Team der COUNT IT Group den Umstieg. Ab Jänner 2009 arbeiteten somit die PersonalverrechnerInnen der COUNT IT Group und ab September 2009 die BuchhalterInnen ausschließlich auf NAV.

Ein COUNT IT-eigener NAV-Mandant ist seit diesem Tag der Nutzung durch Life Radio vorbehalten. Apropos Microsoft Dynamics NAV: Laufender Support ist hier nicht nötig, allerdings sind stets NAV- und Buchhaltungs-ExpertInnen auf Abruf, die bei Bedarf zusätzliche maßgeschneiderte Tools für das Berichtswesen entwickeln. Denn Microsoft Dynamics NAV ist stets perfekt zugeschnitten auf die Bedürfnisse des jeweiligen Kunden. Zuletzt wurden etwa zusätzliche Projekt- bzw. Kostenstellenauswertungen erstellt.

Bis 2012 erfolgte die gesamte Finanzbuchhaltung von Hagenberg aus, wobei die BuchhalterInnen der COUNT IT Group intensiv in die Planungsgespräche mit Geschäftsführer Christian Stögmüller eingebunden gewesen waren. Mit Eintreten einer zusätzlichen Mitarbeiterin bei  Life Radio kam erneut Bewegung in die Zusammenarbeit und die Aufgabenverteilung.

Effizienter elektronischer Workflow bei Oberösterreichs Privatradio Nr.1


Seit 2010 gewährleistet außerdem ein elektronischer Workflow, möglich gemacht durch das DMS d.velop d.3ecm, eine reibungslose und vor allem papiersparende Zusammenarbeit. Seitdem ist der Eingangsrechnungsworkflow 100 % elektronisch und läuft folgendermaßen ab: Eingangsrechnungen kommen zu Life Radio, werden dort gescannt, kontiert (viele verschiedene Projekte) und den internen Sachbearbeitern zur Endkontrolle und Freigabe weitergeleitet. Danach erhält die Buchhalterin bei der COUNT IT Group auf elektronischem Wege die Eingangsrechnung zur endgültigen Verbuchung und digitalen Archivierung.

Ausgangsrechnungen werden bei der COUNT IT Group lediglich auf die verwendeten Steuersätze überprüft, bevor sie ins elektronische Archiv verschoben werden. Apropos effiziente elektronische Abläufe durch das DMS d.velop d.3ecm: Seit einigen Jahren verfügt Life Radio auch über ein elektronisches Vertragsmanagement, damit man Verträge mit all seinen (Projekt-)Partnern elektronisch bearbeiten kann.

Buchhaltung und Personalverrechnung in Hagenberg


Grundsätzlich liegt das gesamte Fibu-Tagesgeschäft bei der COUNT IT GroupMonatsabschlüsse und Vorbereitung der Bilanzierung eingeschlossen. Die für den Jahresabschluss notwendigen Daten werden von der COUNT IT Group seit jeher direkt an den externen Steuerberater übermittelt. Vom Aufgabengebiet der COUNT IT Group ausgenommen sind seit Eintritt der neuen Sachbearbeiterin die Kostenrechnung (Quartalsabschlüsse), das Berichtswesen und das Mahnwesen, welche der Kunde allesamt selbst erledigt.

Die Sachbearbeiterin bei Life Radio verfügt sowohl über einen Zugang zu Microsoft Dynamics NAV als auch zu d.velop d.3ecm. Im NAV bietet sich der Buchhalterin bei der COUNT IT Group und der Sachbearbeiterin bei Life Radio dasselbe Buchungsbild. Life Radio hat zu jedem Zeitpunkt auf alle relevanten Dokumente  Zugriff, kann aber in Buchungen nicht eingreifen. Da Eingangsrechnungen von Life Radio kontiert und freigegeben werden, ist es umgekehrt auf Seiten COUNT IT nicht notwendig, die Projekte des Radiosenders im Detail zu kennen. Man ist eben hervorragend eingespielt.

In Zahlen heißt das: 20 Wochenstunden pro Monat ist die Buchhaltung der COUNT IT Group im Einsatz – ausgenommen zusätzliche Berichte aus dem NAV. Hinzu kommt der Aufwand durch die für Life Radio zuständige Personalverrechnerin. Eine Investition, die sich für Life Radio GF Christian Stögmüller schon mehrfach bezahlt gemacht hat: „In der COUNT IT haben wir unseren verlässlichen und langfristigen Partner gefunden. Die Zusammenarbeit läuft sehr harmonisch ab, sodass man den Eindruck gewinnen könnte, die MitarbeiterInnen säßen bei uns im Büro und nicht in Hagenberg!“

In der Personalverrechnung wird die gesamte Lohnverrechnung bis zur Auszahlung der Gehälter für die ca. 50 MitarbeiterInnen bei der COUNT IT Group abgewickelt – Ein- und Austritte, Sonderzahlungen, Prämienausschüttungen etc. inklusive. Lediglich die Vorarbeit – etwa das Anlegen von Dienstverträgen, die Zeiterfassung oder die Urlaubsstandverwaltung – ist beim Kunden.

Unsere Aufgaben bei Life Radio im Überblick:


  • Outsourcing Buchhaltung und Personalverrechnung
  • Finanz- und Rechnungswesen auf dem ERP-System Microsoft Dynamics NAV
  • Kreditoren- und Debitorenmanagement
  • Fibu-Tagesgeschäft inklusive aller Buchungen und Monatsabschluss
  • Vorbereitungen für die Bilanzerstellung 
  • Personalverrechnung und Personalmanagement
  • Einführung des Enterprise Content Management (DMS/ECM) Systems d.velop d.3ecm

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Tags: Microsoft Dynamics NAV, d.velop d3