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Effizienter elektronischer Workflow für Eternit Werke

Die Eternit-Werke Ludwig Hatschek AG mit ihrem Stammwerk in Vöcklabruck/Oberösterreich ist österreichischer Marktführer für Produkte rund ums Dach und 2013 auf der Suche nach einem DMS-Partner, der bei der Umstellung auf ein neues Dokumentenmanagementsystem behilflich ist.

Die Herausforderung:

  • Erfahrung im Bau- und Baunebengewerbe
  • Umstellung auf ein neues DMS-System in zwei Phasen
  • Herausforderung lag in einem umfangreichen Papierarchiv, das es zu integrieren galt

Die Lösung:

  • Umstellung auf ein neues DMS auf Basis d.velop d.3ecm
  • Phase 1: Ablöse des bestehenden Dokumentenmanagementsystems unter Übernahme aller Funktionalitäten und Überführung aller Belege
  • Phase 2 galt der Abwicklung des Reklamations-Workflows bei Eternit. In einem gemeinsamen Workshop wurde der Workflow definiert. Während zuvor alle Reklamationen in einem physischen Papierarchiv abgelegt und je nach Status umgeschichtet werden mussten, sollte dies nun digital und automatisiert geschehen. Jeder – auch der Außendienst – sollte Zugriff auf die Reklamationen haben und Informationen nachtragen können.
  • Nach nur einem halben Jahr ist seit Ende März 2014 das Eternit Reklamationsbüro auf elektronische Workflows umgestellt.
  • Enorme Papiereinsparungen
  • Die direkte Anbindung ins SAP macht die Abwicklung von Reklamationen einfacher. Angelegt und abgeschlossen werden die Reklamationen nun im SAP, der Prozess jedoch läuft im DMS.
  • Inzwischen werden alle neuen Reklamationen digital abgewickelt, offene Reklamationen werden mit ihrer Bearbeitung eingescannt und gelangen so in den elektronischen Workflow.
  • Neue Projekte darunter das d.3 Vertragsmanagement sind bei Eternit bereits in Planung.

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Tags: Business-Software, Individualsoftware, Consulting