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Effizienter elektronischer Workflow für Eternit Werke

Der österreichische Marktführer für Produkte rund ums Dach suchte nach einem Experten rund ums DMS – idealerweise mit Erfahrungen im Bau- und Baunebengewerbe. Der geeignete Partner war rasch gefunden: Die COUNT IT Group, d.velop-Partner mit viel Produkt-und Branchen-Know-how, sollte das Projekt in zwei Phasen umsetzen.

„Die neue Form der Reklamationsabwicklung ist ressourcenschonend und macht uns schneller. Wir verlieren kaum noch Zeit an den Workflow und haben dadurch jede Menge Zeit für den Kunden“, Christian Steffek, IT-Leiter Eternit Werke.

Die Eternit-Werke Ludwig Hatschek AG mit ihrem Stammwerk in Vöcklabruck/Oberösterreich ist ein innovatives Unternehmen, dessen Pioniergeist nichts im Wege stehen sollte. IT-Leiter Christian Steffek wurde mit der Aufgabe betraut, einen geeigneten Partner für die Einführung eines neuen digitalen Archivs und einer modernen Reklamationsabwicklung zu finden.

In zwei Phasen zu mehr Effizienz


In Phase 1 ging es um die Ablöse des bestehenden Dokumentenmanagementsystems durch das DMS d.velop d.3 unter Übernahme aller Funktionalitäten. Inklusive der Überführung aller Belege ins d.3. Archiv war dieser Teil rasch vollzogen. Phase 2 galt der Abwicklung des Reklamations-Workflows bei Eternit. In einem gemeinsamen Workshop wurde der Workflow definiert. Während zuvor alle Reklamationen in einem physischen Papierarchiv abgelegt und je nach Status umgeschichtet werden mussten, sollte dies nun digital und automatisiert geschehen. Jeder – auch der Außendienst – sollte Zugriff auf die Reklamationen haben und Informationen nachtragen können.

Fortsetzung folgt: d.3 Vertragsmanagement usw.


Nach nur einem halben Jahr Projektumsetzungszeit ist seit Ende März 2014 das Eternit Reklamationsbüro auf elektronische Workflows umgestellt. Mit überzeugenden Features. Nicht nur die Papiereinsparungen, vor allem die direkte Anbindung ins SAP macht die Abwicklung von Reklamationen einfacher. Angelegt und abgeschlossen werden die Reklamationen nun im SAP, der Prozess jedoch läuft im DMS. Inzwischen werden alle neuen Reklamationen digital abgewickelt, offene Reklamationen werden mit ihrer Bearbeitung eingescannt und gelangen so in den elektronischen Workflow.

Damit nicht genug: Innovationstreiber Eternit hat bereits neue Projekte in Planung, darunter das d.3 Vertragsmanagement – ein Standard-Produkt der COUNT IT Group.

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Tags: Business-Software, Individualsoftware, Consulting