Gartencenter räumt auf und
wird digital mit ER-Workflow uvm.

bellaflora, die „Grüne Nr. 1“ unter den Gartencentern mit österreichweit 27 Filialen und ca. 500 Mitarbeiter:innen, entschied sich für den Umstieg auf einen elektronischen Workflow und begab sich Ende 2013 auf die Suche nach einem geeigneten Partner.

Blumenregal Blumenregal
Rosablumen Rosablumen
Blumen vergraben Blumen vergraben

Die Herausforderung:

  • Elektronische Workflow auf Basis d.velop d.3ecm zur Effizienzsteigerung interner Prozesse
  • Errichten einer Schnittstelle vom DMS- in das ERP-System
  • Vorgespräche und Analyseworkshop Anfang 2014 mit dem Ergebnis, dass bellaflora das große Papierarchiv auflösen, interne Abläufe vereinfachen und Reaktionszeiten zu verkürzen wollte.

Die Lösung:

  • Elektronische Workflow auf Basis d.velop d.3ecm zur Effizienzsteigerung interner Prozesse
  • Errichten einer Schnittstelle vom DMS- in das ERP-System
  • Vorgespräche und Analyseworkshop Anfang 2014 mit dem Ergebnis, dass bellaflora das große Papierarchiv auflösen, interne Abläufe vereinfachen und Reaktionszeiten zu verkürzen wollte.
  • Startschuss für die Umstellung auf das Dokumentenmanagementsystem d.velop d.3ecm fiel im Februar 2014, planmäßig fertiggestellt war das Projekt im Herbst 2014. Lediglich einige Zusatzwünsche wurden auf die Phase nach Projektende verschoben.
  • Mit d.velop d.3ecm haben die MitarbeiterInnen der bellaflora Zentrale sowie aller Gartencenter nun digitalen Zugriff auf alle Dokumente.
  • Eingangsrechnungen und Lieferscheine werden automatisch klassifiziert, verbucht und in dem neu eingerichteten elektronischen Archiv abgelegt. Bei bellaflora handelt es sich zum überwiegenden Teil um EDI-Rechnungen (elektronischer Datenaustausch), seltener um E-Mail- oder postalische Rechnungen.
  • Auch mit Tagesberichten wird seit der Umstellung anders umgegangen: Früher wurde das Kassajournal inklusive aller Belege wie z. B. Gutscheine, gesammelt und in die Zentrale gesendet. Pro Filiale und Tag ein Paket, das mittels Paketdienst auf die Straße geschickt wurde. Nachdem dafür eine eigene Transportstrecke inklusive Workflow eingerichtet wurde, erstellt das Dokumentenmanagementsystem diese Pakete nun automatisch, indem es sich alle relevanten Belege holt und diese zur Freigabe digital an die FilialleiterInnen übermittelt. Danach werden diese Tagesberichte in der Zentrale geprüft und im elektronischen Archiv abgelegt. Auch der Wareneingang wurde in den effizienteren Workflow mit einbezogen. Barcodescans erlauben nun ein automatisiertes Buchen von Lieferdokumenten wie z. B. Packlisten und Eingangslieferscheinen.
  • 80 % des Papierverbrauchs sind nun digital.
  • Ab Jänner 2015 Digitalisierung weiterer Prozesse wie des Investitions- und Bestellprozesses sowie der Personalverwaltung.

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