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Rasche Hilfe in der Hochsaison für Synthesa

Im Juni 2013 holte sich die Synthesa-Gruppe mit ihrem Stammsitz in Perg/OÖ wegen personeller Engpässe in der Buchhaltung Unterstützung von der COUNT IT Group. Die Zusammenarbeit bewährte sich. 2014 rief Perg Hagenberg abermals zu Hilfe.

 „Wir kannten das Konzept der Ressourcenergänzung nicht und hätten uns 2013 wohl auch nicht vorstellen können, wie gut das laufen würde. Aber Ressourcenergänzungsprofi Maximilian Wurm von der COUNT IT Group verstand es, den Aufwand richtig einzuschätzen, um uns mit den idealen Kräften optimal zu unterstützen.“ Gustav Huemer, Prokurist und Leiter Finanzen bei der Synthesa-Gruppe

Der bunte Elefant und das grüne Buchhaltungs- und Steuerberatungshaus aus dem Softwarepark Hagenberg fanden über ihre Geschäftsführer zusammen. Als im Juni 2013 eine Synthesa-Mitarbeiterin in Karenz ging und eine unmittelbare Nachbesetzung scheiterte, sprang die COUNT IT Group zur Seite. Flexibilität und Spontanität des Unternehmensdienstleisters mit dem grünen Logo waren zu jenem Zeitpunkt Gold wert, denn während des Sommers herrscht beim Farben-, Lack- und Dämmstoffproduzenten immer Hochbetrieb.

Phase 1: Heißer Einsatz und zum Abkühlen Eis


Zwei Wochen vor ihrem Karenzantritt übernahm die Synthesa-Mitarbeiterin die Einschulung. Danach waren vier BuchhalterInnen der COUNT IT Group abwechselnd vier Tage die Woche vor Ort, um zu unterstützen. Stand der Monatsabschluss an, dehnte sich die Anwesenheit auf eine Woche aus. Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung sind bei Synthesa personell strikt voneinander getrennt. Was übrig bleibt – Banken- und Kassabuchungen, Abstimmung von Bankomat- und Kreditkartenumsätzen, Kontrolle und Buchung von Reisekosten sowie sämtliche Finanzamtsangelegenheiten –, wird in der sog. Hauptbuch-Buchhaltung abgewickelt. Dieser Part fiel den aushelfenden BuchhalterInnen zu. Ebenso die wichtige Aufgabe der Wissensweitergabe von der in Karenz gehenden zu der im Herbst neu einsteigenden Mitarbeiterin. Die VertreterInnen der COUNT IT Group schulten die neue Mitarbeiterin im Oktober gewissenhaft ein. Als das vereinbarte Stundenkontingent aufgebraucht war, endete die Ressourcenergänzung. Mit ihr eine intensive, aber ausgesprochen positive Erfahrung für die MitarbeiterInnen, die bei Synthesa sehr gut aufgenommen und als Teil des Teams akzeptiert worden waren. „Als wären wir seit eh und je dagewesen“, schildert es eine von ihnen. Mitverantwortlich für diese gute Stimmung zwischen Kunde und Buchhaltungspartner war Gustav Huemer, Prokurist und Leiter Finanzen und in dieser Rolle Ansprechperson für die COUNT IT Group. Er stand den externen Kräften mit Rat und Tat zur Seite.

Phase 2: Gemeinsam zwei Karenzen gemanagt


Der erfreuliche Auftakt zur Zusammenarbeit ließ es bereits vermuten: Synthesa würde sich wieder an die COUNT IT Group wenden, wenn Bedarf bestünde. Und so war es auch, als im Frühjahr 2014 zwei Damen in Karenz gingen und die Hauptbuch-Buchhalterin die Arbeit allein nicht stemmen konnte und Huemer niemand Neues einstellen wollte. Stattdessen wandte er sich mit der Bitte an den Vorjahrespartner, dieselben BuchhalterInnen erneut zu schicken. Sie sollten dieselben Aufgaben wie beim ersten Mal (Kassen, Banken, Tagesgeschäft Reisekosten, Unterstützung bei Kleinfirmen) übernehmen. Man vereinbarte ein Stundenkontingent, das vom Kunden flexibel konsumiert werden konnte. Diese zweite Phase der Ressourcenergänzung mit drei BuchhalterInnen und durchschnittlich zwei Tagen pro Woche ging von Anfang bis Ende 2014. Mit der Karenzrückkehr der ersten Mitarbeiterin zog sich die COUNT IT Group zurück, Einschulungen übernahm man bei Synthesa diesmal selbst. Noch nicht verbrauchte Stunden sollten für laufende Urlaubsvertretungen im Jahr 2015 verwendet werden.

Mehr Informationen finden Sie hier: Buchhaltung Ressourcenergänzung, Personalverrechnung Ressourcenergänzung und Buchhaltung Outsourcing.

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