Die Herausforderung:

• Ersetzen des Papierarchivs durch ein elektronisches, revisionssicheres Archiv
• Digitaler Workflow und digitale Bauakte mit sämtlichen Daten von Papierdokumente über technischen Zeichnungen bis hin zu E-Mails inklusive Anhang
• Ein Ende der redundanten Datenhaltung und Vermeidung verschiedener Versionsstände
• EDIFACT-Anbindung (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport, ein branchenübergreifender internationaler Standard für das Format elektronischer Geschäftsdaten und einer von mehreren internationalen EDI-Standards)

Die Lösung:

•  Auftrag zur Umsetzung des elektronischen Dokumentenmanagementsystems mit Eingangsrechnungsworkflow auf Basis d.velop d.3ecm inkl. Bauakt und EDIFACT-Anbindung im Januar 2012
• Gemeinsam mit Global Digital Post wurden die Daten im Laufe des Jahres 2012 in zwei Phasen elektronisch archiviert und ein Eingangsrechnungsworkflow eingerichtet. Phase drei erweiterte dieses Archivsystem zur Abbildung eines gesamten, zentral verwalteten Bauakts.
• Die digitale Akte macht ein umfangreiches Papierarchiv voller Aktenordner überflüssig. Damit erspart sich WimbergerHaus für die Zukunft die revisionssichere Archivierung aller baurelevanten Dokumente über 30 Jahre hinweg.
• Archivierte Dokumente werden automatisch über einen Aktenplan in digitale Akten eingeordnet, sodass eine bequeme Recherche und somit eine schnellere Auskunftsmöglichkeit sichergestellt sind.
• Dank der zentralen Archivierung werden unnötige Kopien in verschiedenen Versionsständen effektiv vermieden. Verwirrungen und redundante Datenhaltung können somit ausgeschlossen werden.
• Dank DMS sind grafische Abbildung und automatisierte Steuerung individueller Abläufe und Zuständigkeiten in einem Unternehmen möglich. Ressourcen können sinnvoller genutzt, die Bearbeitungsgeschwindigkeit erhöht und dadurch sämtliche Abläufe von der Stammdatenpflege bis hin zur Prüfung und Freigabe von Dokumenten optimiert werden.

„Mit dieser Umstellung ist es uns gelungen, uns mit unseren Partnern zu vernetzen und neue und vor allem zeitgemäße Maßstäbe für den Baubereich zu setzen. Elektronischer Eingangsrechnungsworkflow und zentraler Bauakt machen ein noch effizienteres Arbeiten möglich. Das spart Kosten und Zeit bei gleichzeitiger Erhöhung der Datensicherheit."

Norbert Königsecker, WimbergerHaus