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DMS d.3ecm inkl. Bauakt & EDIFACT-Anbindung

„Mit dieser Umstellung ist es uns gelungen, uns mit unseren Partnern zu vernetzen und neue und vor allem zeitgemäße Maßstäbe für den Baubereich zu setzen", freut sich WimbergerHaus-Prokurist Norbert Königsecker.

Elektronischer Eingangsrechnungsworkflow und zentraler Bauakt machen ein noch effizienteres Arbeiten möglich. Das spart Kosten und Zeit bei gleichzeitiger Erhöhung der Datensicherheit."

Norbert Königsecker, WimbergerHaus

Im Januar 2012 wurde die COUNT IT zur Umsetzung des elektronischen Dokumentenmanagementsystems d.3 inkl. Bauakt & EDIFACT-Anbindung im Rahmen eines Eingangsrechnungsworkflows bei der Firma WimbergerHaus beauftragt. d.3 der Firma d.velop verbindet Archiv-, Dokumenten- und Workflow-Management zu einer wegweisenden Enterprise Content Management (ECM) Lösung, mit deren Hilfe sämtliche Daten, von Papierdokumenten über technische Zeichnungen bis hin zu E-Mails inklusive Anhang, revisionssicher und gesetzeskonform an zentraler Stelle gehalten werden.

Gemeinsam mit der COUNT IT Group und Global Digital Post wurden die Daten im Laufe des Jahres 2012 in zwei Phasen elektronisch archiviert und ein Eingangsrechnungsworkflow eingerichtet. Phase drei erweitert dieses Archivsystem nun zur Abbildung eines gesamten, zentral verwalteten Bauakts.

Die digitale Akte macht ein umfangreiches Papierarchiv voller Aktenordner überflüssig. Damit erspart sich WimbergerHaus für die Zukunft die revisionssichere Archivierung aller baurelevanten Dokumente über 30 Jahre hinweg. Archivierte Dokumente werden automatisch über einen Aktenplan in digitale Akten eingeordnet, sodass eine bequeme Recherche und somit eine schnellere Auskunftsmöglichkeit sichergestellt ist. Dank der zentralen Archivierung werden unnötige Kopien in verschiedenen Versionsständen effektiv vermieden. Verwirrungen und redundante Datenhaltung können somit ausgeschlossen werden.

Die d.3-Lösung für Workflows ermöglicht die grafische Abbildung und automatisierte Steuerung individueller Abläufe und Zuständigkeiten in einem Unternehmen. So wird es möglich, verfügbare Ressourcen sinnvoller zu nutzen, die Bearbeitungsgeschwindigkeit zu erhöhen und dadurch sämtliche Abläufe, von der Stammdatenpflege bis hin zur Prüfung und Freigabe von Dokumenten, zu optimieren. Bei WimbergerHaus wird der gesamte Eingangsrechnungsprozess innerhalb eines solchen Workflows abgebildet.

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