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Papierloses Büro


Seit Jahrzehnten in aller Munde, jedoch selten umgesetzt – das papierlose Büro. Vielleicht ist es der Gedanke daran, alt bewährte Gewohnheiten hinter sich zu lassen. Denn jeder kennt diese Arbeitsschritte: ein Dokument erhalten, ausdrucken, Notiz machen. Je nachdem, wandert das Dokument an Kollegen weiter, die es auch bearbeiten sollen oder es landet früher oder später im Papierkorb.

Dabei ist es mittlerweile durchaus normal, seine Fotos, Musik oder Filme mit der entsprechenden Software digital zu verwalten und zu archivieren. Wer von uns durchforstet seine CDs auf der Suche nach einem bestimmten Lied? Der Titel wird lediglich in das Suchfeld des Archivsystems eingegeben und darüber auch direkt abgerufen. Weshalb also nicht auch Dokumente, Belege, Verträge in einem Dokumentenmanagementsystem bearbeiten und archivieren?

Um nur einige Vorteile eines papierlosen Büros aufzuzählen


Einsparung - Kostensenkung:

Ordner werden überflüssig und der Verbrauch an Büromaterialien gesenkt. Drucker in jedem Büro sind nicht mehr notwendig, wenn die Dokumente elektronisch geteilt werden. Notizzettel gehören der Vergangenheit an, da sich jegliche Notizen direkt im Dokumentenmanagementsystem (DMS) festhalten lassen.

Platz sparen:

Nutzen Sie die freien Flächen, wo sich vorher Ordner getürmt haben für anderes. Papierlose Schreibtische lassen den Mitarbeitern Platz für persönliche Dinge und sehen gleichzeitig aufgeräumt aus.

Zufriedenere Mitarbeiter:

Wandern Eingangsrechnungen von Abteilung zu Abteilung, gehen gerne mal wichtige Informationen dazu verloren oder im schlimmsten Fall das Dokument selbst. Im elektronischen Workflow vereinfachen sich die Arbeitsabläufe, da jeder Mitarbeiter – berechtigungsabhängig – das Dokument einsehen kann.

Transparenz:

Ein einheitliches Ablagesystem beugt Missverständnissen vor. Durch die vom Dokumentenmanagementsystem gegebene Transparenz, lässt sich im Krankheitsfall rasch ein Mitarbeiter ersetzen.

Höhere Produktivität:

Digitalisierte Dokumente wandern schnell und einfach von einer Abteilung zur nächsten. Die Suche nach einem bestimmten Dokument im papierlosen Büro erfolgt rasch und ohne großartigem Aufwand.

Kundenzufriedenheit erhöhen:

Sparen Sie sich zeitraubende Rückrufe, indem Sie lange Wege auf der Suche nach einem Dokument umgehen. Wenige Mausklicks und die benötigten Informationen können direkt an den Kunden übermittelt werden.

Verbesserte Abläufe:

Schnittstellen vom Dokumentenmanagementsystem zu ERP-Systemen ermöglichen eine intelligentere Verwaltung der Daten. Workflows vereinfachen die Arbeitsabläufe immens.

Speicherplatz minimieren:

In der Regel, werden sämtliche Dokumente meistens doppelt gesichert. Zum einen in Aktenordner, zum anderen am Server oder zusätzlich als Mailanhang verschickt und gespeichert. Doch diese Form der elektronischen Ablage benötigt unnötig Speicherplatz und für den Fall, dass es mehrere Versionen eines Dokuments gibt, ist es oft unklar, welche Version die aktuellste ist.
Abgelegt im elektronischen Archiv eines Dokumentenmanagementsystems, reduziert sich der Speicher auf eine Datei, welche automatisch die aktuelle Version des Dokuments beinhaltet.

Revisionssicherheit:

Im DMS werden Inhalte als Original und fälschungssicher abgelegt. Kommt es zu Aktivitäten im Archiv, welche das Dokument betreffen, werden diese mitprotokolliert und können jederzeit nachvollzogen werden. Lesen Sie mehr über Revisionssicherheit!

Mobiles ECM:

Nutzen Sie beispielweise die Cloud und greifen Sie auch über mobile Geräte auf Ihre elektronischen Archive und die darin liegenden Dokumente zu. Vor allem für Außendienstmitarbeiter stellt mobiles Enterprise-Content-Management eine gewisse Arbeitserleichterung dar. Verträge direkt beim Kunden abzurufen ist eine Möglichkeit. Belege, wie zum Beispiel Rechnungen von Restaurants, direkt abzufotografieren und über Smartphone oder Tablet direkt ins System einzupflegen, eine andere.

Umweltschutz:

Zu guter Letzt tun Sie auch unserer Umwelt etwas Gutes, indem Sie Papier sparen und elektronisch archivieren. Dies dient nicht nur der Nachhaltigkeit, sondern auch Ihrem Image bei Kunden und Mitarbeitern.

Bei Fragen, wenden Sie sich jederzeit an unsere Spezialisten – wir unterstützen Sie dabei!

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